Visual Thinking

Η δύναμη της εικόνας

Η οπτική σκέψη ή καλύτερα η σκέψη με εικόνες, είναι πραγματικά ένας  νέος τρόπος για να εξετάσει κανείς και να συζητήσει επιχειρηματικά ζητήματα. Ενισχύει, ακονίζει και εφαρμόζει την εγγενή ικανότητά μας να χρησιμοποιούμε τα μάτια μας και τη φαντασία για να παράγουμε, να αναπτύξουμε και να μοιραστούμε ιδέες με τους άλλους.

Οπτική σκέψη είναι η ικανότητα να σχεδιάζετε εικόνες που απεικονίζουν επιχειρηματικές καταστάσεις, προβλήματα και λύσεις. Όλοι μας μπορούμε κατά βάθος να σκεφτούμε με εικόνες. Αυτό εξηγεί πολλές φορές πώς ένα απλό σχεδιάγραμμα στο πίσω μέρος ενός χαρτιού, για παράδειγμα: μιας πρόσκλησης, ενός πακέτου τσιγάρων, μιας χαρτοπετσέτας, μπορεί να είναι πιο αποτελεσματικό στο να απεικονίσουμε λύσεις σε επιχειρηματικά προβλήματα από οποιοδήποτε φύλλο Excel ή παρουσίαση Powerpoint.

Η οπτική σκέψη φέρνει αποτελέσματα γιατί:

• Σχεδιάζοντας κάτι στο χαρτί, μπορείς να πάρεις μια ασαφή ιδέα και να την αποσαφηνίσεις στον καθένα που συμμετέχει στην συζήτηση

• Διατηρώντας την απλότητα, χρησιμοποιώντας μόνο χαρτί και μολύβι, μπορείς να καλέσεις τον καθένα στη δραστηριότητα, πράγμα που σημαίνει ότι οι ιδέες καθενός μπορούν να τύχουν απεικόνισης και επεξεργασίας

• Σχεδιάζοντας εικόνες μπορείτε γρήγορα και συνεκτικά να βοηθήσετε τους άλλους να δουν για τι πράγμα μιλάτε. Οι εικόνες ρίχνουν φως όπου οι λέξεις συχνά μπορεί να δημιουργήσουν σύγχυση.

• Με τη χρήση εικόνων, για να καθοδηγήσετε τις σκέψεις σας, δεν χρειάζεται να βασίζεστε σε σημειώσεις ή σε γραπτό κείμενο. Μπορείτε να εστιαστείτε στη συζήτηση με τους άλλους και να ανταλλάξετε ιδέες, αντί να ακολουθήσετε το μονόδρομο μιας τυπικής παρουσίασης. 

Γενικά, θα λέγαμε ότι η οπτική σκέψη είναι ένας αποτελεσματικότερος τρόπος εξέτασης επιχειρηματικών ζητημάτων και ένας νέος τρόπος για να βρίσκετε ενδιαφέρουσες ή καινοτόμες λύσεις.

Η πραγματική δύναμη της μεθόδου έγκειται στο γεγονός ότι δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε υπολογιστή για να δημιουργήσετε τα σχεδιαγράμματά σας. Αντί αυτού τα κάνετε με τα χέρια σας, χρησιμοποιώντας ότι υλικά είναι κοντά σας – ακόμα και χρησιμοποιημένο χαρτί, το πίσω μέρος διαφημιστικών, χρησιμοποιημένες συσκευασίες, η το πίσω μέρος χαρτοπετσέτας σε ένα εστιατόριο, εάν αυτό είναι όλο και όλο που έχετε.

Σημειώστε ότι οι εικόνες που κάνετε για να απεικονίσετε προβλήματα και λύσεις δεν είναι έργα τέχνης. Δεν είναι σχεδιαγράμματα της Μόνα Λίζα ή κάτι παραπλήσιο. Αντίθετα, η οπτική σκέψη χρησιμοποιεί σκίτσα με το χέρι που αποτελούνται από απλά σχήματα, γραμμές, βέλη και εικονοσύμβολα ανθρώπων.

Οι εικόνες που σχεδιάζονται με το χέρι είναι καλύτερες από αυτές που γίνονται με τον υπολογιστή γιατί:

• Οι άνθρωποι αρέσκονται να βλέπουν αυτό που ζωγραφίζουν άλλοι  – αντιδρούν καλύτερα σε άτεχνες εικόνες σχεδιασμένες με το χέρι, βήμα-βήμα, από ότι σε επεξεργασμένα γραφικά που είναι προφανές ότι έγιναν με υπολογιστή.
• Τα σκίτσα με το χέρι γίνονται γρήγορα και επομένως είναι εύκολο να ξεκινήσετε  και να προσαρμοστείτε ή να αλλάξετε εάν παραστεί ανάγκη. Αυτό ενθαρρύνει σε ένα βαθμό, τη δοκιμή και το λάθος, πράγμα που είναι υγιές και διεγερτικό στη σκέψη.
• Το λογισμικό συχνά δίνει τόσες πολλές επιλογές – τα πακέτα σχεδιασμού γενικά προσφέρουν πολυάριθμους τρόπους για να σχεδιάσετε κάτι, που  μερικές φορές μπορεί να αιχμαλωτίσετε την σκέψη σας στην επιλογή και να χάσετε την επαφή με την αρχική ιδέα.
• Εδώ έχουμε ένα τρανταχτό παράδειγμα όπου «το λιγότερο είναι περισσότερο». Τα απλά σχέδια υπερισχύουν των πολύπλοκων σχεδίων σε μεταδοτικότητα όταν προσπαθείτε να περάσετε ένα μήνυμα στους άλλους.

Τα πλεονεκτήματα αυτής της προσέγγισης  στο επιχειρηματικό περιβάλλον είναι:

• Καθώς σχεδιάζουμε απλά σχέδια, μπορεί να αποσαφηνίζουμε αυτό που υπάρχει μέσα στο δικό μας μυαλό αρχικά μόνο σαν θολή ιδέα. Η σχεδίαση εικόνων κάνει τις ιδέες μας πιο συγκεκριμένες από το να προσπαθούσαμε απλά να τις περιγράψουε με λέξεις.
• Η σχεδίαση σκίτσων με το χέρι στο πίσω μέρος χρησιμοποιημένου χαρτιού που τυχαίνει να βρίσκεται γύρω σας δεν βασίζεται σε ικανότητες χρήσης τεχνολογικών εργαλείων. Είστε απλά εσείς, οι σκέψεις σας και το μολύβι.
  

• Καθώς αναπτύσσετε απλά σκίτσα στο περιβάλλον συναντήσεων ομάδων, λίγο ή πολύ προσκαλείτε τους άλλους για υποδείξεις, σχόλια και παρατηρήσεις. Η τέχνη του να σκιτσάρετε ότι συζητάτε, ενθαρρύνει τους άλλους να συμμετέχουν και δημιουργεί εμπνευσμένες συζητήσεις, πράγμα που είναι πολύ αποτελεσματικό.

• Τελικά, και ίσως το πιο σημαντικό, εάν στηρίζετε την παρουσίασή σας σε σκίτσα, θα ανακαλύψετε ότι μπορείτε να συζητάτε θέματα συστηματικά χωρίς να χρειάζεται να στηριχτείτε σε σημειώσεις, σε διαφάνειες με bullets ή σε κείμενα. Τα σκίτσα είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να δομήσετε επιχειρηματικές παρουσιάσεις.

Τα τέσσερα βασικά βήματα της διαδικασίας της οπτικής σκέψης

Ο σκελετός της οπτικής σκέψης αποτελείται από μια απλή σειρά τεσσάρων βημάτων. Η ομορφιά αυτών των βημάτων είναι ότι ήδη γνωρίζουμε πώς να τα κάνουμε. Στην πραγματικότητα είμαστε τόσο καλοί στο να τα κάνουμε που τα κάνουμε ασυνείδητα χωρίς να τα σκεφτόμαστε. Αλλά εστιάζοντας την προσοχή μας σε αυτά τα βήματα και ξεχωρίζοντας τις διαφορές μεταξύ τους μπορούμε στιγμιαία να βελτιώσουμε την κατανόησή μας στον τρόπο που η οπτική σκέψη λειτουργεί. Αυτό είναι όλο! Καλωσορίστε ένα πραγματικά νέο τρόπο σκέψης.

Τα τέσσερα βασικά βήματα της διαδικασίας της οπτικής σκέψης είναι: 

1. Βλέπω: Συλλογή πληροφοριών, εστίαση σε ότι είναι σημαντικό και φιλτράρισμα καθετί άλλου. Το βήμα αυτό είναι μια ημι-παθητική διαδικασία όπου λαμβάνετε «αίσθηση» του τι συμβαίνει στο περιβάλλον σας.
2. Κατανοώ: Σε αυτό το βήμα γίνεται η δραστηριότητα της κατηγοριοποίησης και της ερμηνείας των εισερχομένων αισθητηριακών δεδομένων.  Αναγνωρίζετε και ερμηνεύετε επαναλαμβανόμενα μοτίβα, επιλέγετε αυτά που είναι εφαρμόσιμα, ομαδοποιείτε και κατηγοριοποιείτε τις λεπτομέρειες. 
3. Φαντάζομαι: Επεξεργάζεστε τις οπτικές σκέψεις που πήρατε από το προηγούμενο βήμα. Χρησιμοποιήστε το μυαλό σας για να δείτε τι λείπει και τι θα έπρεπε να υπάρχει. Το βήμα «Φαντάζομαι» είναι η «τέχνη του εφικτού». Είναι επινόηση μελλοντικών δυνατοτήτων και οραματισμός δημιουργικών αποτελεσμάτων.
4. Προβάλλω: Και τέλος στο βήμα αυτό αξιοποιείτε το δημιουργικό παραγωγικό δυναμικό σας, και παρουσιάζετε τις ιδέες σας με τρόπο που έχει νόημα και είναι εύπεπτος στο συγκεκριμένο κοινό. Κάνετε τους άλλους να συλλάβουν τι σκέφτεστε με σαφήνεια. 

Εντάξει, αυτό φαίνεται απλό, θα μου πείτε ότι όλοι το κάνουμε! Ναι, αλλά η συνολική διαδικασία της οπτικής σκέψης πώς μπορεί να γίνει αποδοτική; Πώς να δείτε, να κατανοήσετε, να φανταστείτε και να προβάλετε αποτελεσματικά; 

Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι καταστάσεων και επιχειρηματικών ζητημάτων, και διαφορετικές οπτικές γωνίες από τις οποίες μπορούμε να τα εξετάσουμε. Πού να αρχίσουμε; Για ποιους «τύπους» ζητημάτων είναι η οπτική σκέψη κατάλληλη; Είναι η εργασία της επίλυσης ενός ζητήματος μια «διαδικασία» παρόμοια με εκείνη ενός ζητήματος που αφορά "ανθρώπους"; Είναι το πρόβλημα του "πώς κερδίζω μερίδιο αγοράς" παρόμοιο με το πρόβλημα του «λανσαρίσματος ενός νέου προϊόντος";

Τα 6 βασικά είδη προσεγγίσεων

Για να αντιμετωπίσουμε το ζήτημα της βελτίωσης της οπτικής σκέψης, ίσως είναι καλύτερα να σκεφτούμε τον τρόπο που προσεγγίζουμε μια κατάσταση και να την αναλύσουμε ανάλογα με το στοιχείο στο οποίο επικεντρώνουμε την προσοχή μας. 

Μήπως υπάρχουν κάποια βασικά στοιχεία προσέγγισης και με βάση αυτά να οργανώσουμε τη διαδικασία της οπτικής σκέψης; Απάντηση θετική στο ερώτημα δίνει η επιστήμη της νευροεπιστήμης. Το θεμελιώδες υπόβαθρο για αυτά τα βασικά στοιχεία σχετίζεται με τον τρόπο που λειτουργεί ο εγκέφαλός μας . Ο τρόπος που τα ανθρώπινα όντα προσανατολίζονται στο χώρο και το χρόνο και με τον οποίο μπορούν να κατανοήσουν τον κόσμο τους. 

Τα βασικά αυτά στοιχεία κατανόησης των καταστάσεων κατατάσσονται ουσιαστικά σε έξι βασικά είδη προσεγγίσεων. Κάθε προσέγγιση μας οδηγεί να βλέπουμε διαφορετικά προβλήματα και λύσεις σε μια επιχειρηματική κατάσταση. Τα έξι είδη είναι προσεγγίσεις που αφορούν το :

1. Ποιος/τι εμπλέκεται;
2. Πόσο κοστίζει ή παράγει;
3. Πότε θα συμβούν αυτά τα πράγματα ;
4. Πού θα λάβουν χώρα αυτά τα πράγματα ;
5. Πώς θα επιτευχθούν αυτά τα πράγματα ;
6. Γιατί συμβαίνουν αυτά τα πράγματα ;

Τα έξι πλαίσια απεικόνισης

Κάθε προσέγγιση μιας κατάστασης μας οδηγεί να προσλαμβάνουμε και να κατανοούμε την κατάσταση δημιουργώντας διαφορετική εικόνα στον εγκέφαλό μας. Κάθε εικόνα χρησιμοποιεί διαφορετικό σύμβολο και προσανατολισμό στο χωροχρονικό σύμπαν. Στη συνέχεια οι αρχικές αυτές εικόνες επεξεργάζονται περαιτέρω με τη διαδικασία της σκέψης, συμπληρώνονται και απλοποιούνται δημιουργικά, γεννούν και εξαλείφουν άλλες και τέλος ζητούν την επιβεβαίωσή τους με την έκφρασή τους. 

Για την παρουσίασή τους απαιτείται να χτίσουμε ένα οπτικό λεξιλόγιο συμβόλων, αρκετό ώστε να εκφράσουμε κάθε ιδέα και ένα σύστημα συντεταγμένων πάνω στο οποίο οι εικονο-ιδέες θα αποκτήσουν προσανατολισμό όπως οι νότες τοποθετούνται στο πεντάγραμμο. 

Για κάθε ένα από τα έξι είδη προσεγγίσεων που σχετίζονται με μια επιχειρηματική κατάσταση, υπάρχει ένα τέτοιο ιδανικό σύστημα συντεταγμένων που λειτουργεί ως πλαίσιο εργασίας. Τα βασικά πλαίσια που χρησιμοποιώ για να απεικονίσω τις ιδέες μου στην επιφάνεια του χαρτιού ή του πίνακα ανάλογα με την προσέγγιση της κατάστασης είναι:

Ο παρουσιαστής οργανώνει την σκέψη του σε διαδοχικά εξελικτικά βήματα προσεγγίζοντας ένα ζήτημα κάθε φορά από την οπτική γωνία ενός είδους προσέγγισης και χρησιμοποιεί το κατάλληλο πλαίσιο και λεξιλόγιο για να το απεικονίσει. 

Καυτά ερωτήματα ζητούν απάντηση...

Στo σχεδιασμό και την διεξαγωγή της παρουσίασης με whiteboard τίθενται μια σειρά από καυτά ερωτήματα, όπως:

• Πώς δομούνται οι σκέψεις  λογικά και πώς οργανώνεται η ροή τους, ώστε να αποκτήσουν χαρακτηριστικά οπτικού storytelling;
• Πώς δημιουργώ το οπτικό μου λεξιλόγιο; Μπορεί ο καθένας να ζωγραφίσει; 

• Πώς αξιοποιώ τον περιορισμένο χώρο ενός whiteboard στο πλαίσιο μιας παρουσίασης;

• Ποια είναι η σχέση του σώματός μου με το ακροατήριο και το whiteboard;

• Πώς εναρμονίζω το λόγο του με την απεικόνιση της ιδέας που συντελείται με το συντονισμό χεριού, ματιού και τρίτου ματιού;

Θα επανέλθουμε με νεώτερα άρθρα μας σε αυτά τα ερωτήματα. Προς το παρόν σας καλούμε στο εργαστήριο μας Whiteboard Presentation μέρος της Ακαδημίας «Beyond Presentation Skills» όπου θα δώσουμε απαντήσεις σε αυτά τα ερωτήματα και θα ασκηθείτε σε πολλά άλλα περισσότερο πρακτικά ζητήματα. 

...γράφει ο Δημήτρης Βιντζηλαίος

Pecha Kucha - Η τέχνη της συνοπτικής παρουσίασης

Η παρουσίαση Pecha Kucha

Το Pecha Kucha είναι ο ιαπωνικός όρος για "τον ήχο της συνομιλίας» ή « την κουβεντούλα».

Αν αναρωτιέστε πώς προφέρεται,  η προφορά του είναι «πέτσα»-«κούτσα», όπου το «τσ» ακούγεται πολύ δασύ.

Αυτή η μορφή παρουσίασης επινοήθηκε από τους Astrid Klein και Mark Dytham, δύο αρχιτέκτονες στο Τόκιο που είχαν κουραστεί από τις φρικτές, βαρετές και μεγάλης διάρκειας παρουσιάσεις PowerPoint των συναδέλφων τους. Ο λόγος ήταν ότι οι αρχιτέκτονες μιλάνε πάρα πολύ! Δώστε ένα μικρόφωνο και μερικές εικόνες σε έναν αρχιτέκτονα - ή σε κάποιο άλλο δημιουργικό άνθρωπο και δεν θα σταματήσει να μιλάειε για το θέμα του! 
Η πρώτη νύχτα παρουσιάσεων Pecha Kucha πραγματοποιήθηκε στο Τόκιο στη γκαλερί-lounge bar-club  Super Deluxe, τον Φεβρουάριο του 2003.

Η παρουσίαση Pecha Kucha έχει σχεδιαστεί για να αναγκάσει τους ομιλητές να προετοιμάσουν μικρότερες, πιο δημιουργικές και πιο "γυαλισμένες" παρουσιάσεις PowerPoint. 

Οι κανόνες της παρουσίασης

Μια παρουσίαση Pecha Kucha ή παρουσίαση 20 × 20, περιέχει 20 διαφάνειες, με κάθε διαφάνεια να εμφανίζεται μόνο για 20 δευτερόλεπτα και αυτόματα να τη διαδέχεται η επόμενη. Έτσι η παρουσίαση διαρκεί ακριβώς 6 λεπτά και 40 δευτερόλεπτα. 
Η ουσία του Pecha Kucha είναι να θέσει σκόπιμα όρια στους παρουσιαστές που χρησιμοποιούν slideware (π.χ. το PowerPoint ή το Keynote).  Ο κανόνας 20 διαφάνειες για 20 δευτερόλεπτα καθεμιά, θα επιβάλει μοναδικούς περιορισμούς στην παρουσίασή σας. Αλλά οι περιορισμοί είναι καλό πράγμα. Στην πραγματικότητα, οι περιορισμοί συχνά βοηθούν να απελευθερώσετε το περιεχόμενο και τονώνουν τη δημιουργικότητα. Θα σας αναγκάζει να κάνετε προσεγμένες και όχι τυχαίες επιλογές.

Τα χαρακτηριστικά της

Μια παρουσίαση Pecha Kucha δεν αποτελεί μια σε βάθος ανάλυση ενός θέματος. Είναι μια πρακτική που ξεκίνησε από τους σχεδιαστές για να βοηθήσουν δημιουργικούς ανθρώπους να φτάσουν γρήγορα στην κεντρική ιδέα, για παράδειγμα όταν είχαν να παρουσιάσουν νέα αρχιτεκτονικά σχέδια. Αναγκάζει τους ομιλητές να φτάσουν στην ουσία, κάνοντας αυτές τις παρουσιάσεις σε πολύ πιο γρήγορο ρυθμό και πολύ πιο διεισδυτικές από συνηθισμένες παρουσιάσεις PowerPoint. Τι εννοώ με τον όρο «διεισδυτική;» Εννοώ ότι μέσα από μια παρουσίαση Pecha Kucha μπορείτε να πάρετε την ουσία από κάτι. Εισάγει τις ιδέες καλύτερα από το να τις αναλύσει σε βάθος. Στην πραγματικότητα, είναι μία από τις ευχάριστες εκπλήξεις αυτού του τρόπου «κουβεντούλας». Είναι όντως αρκετά δύσκολο να «κουβεντιάσεις» για κάτι που δεν καταλαβαίνεις σε βάθος. Για να είστε συνοπτικός και διεισδυτικός σημαίνει ότι έχετε πραγματικά κάνει την μελέτη σας και ότι καταλαβαίνετε τι παρουσιάζετε. Ένας αρχάριος, έχει πρόβλημα να αποστάξει την ουσία από τις πληροφορίες. Όσοι κάνουν δυνατές παρουσιάσεις Pecha Kucha έχουν κάνει την έρευνά τους και έχουν πραγματικά αποστάξει την ουσία. Για να κάνετε μια καλή παρουσίαση Pecha Kucha πρέπει να είστε σε θέση να αναλύσετε, να αξιολογήσετε και να δημιουργήσετε.

Είκοσι δευτερόλεπτα είναι ένα θαυμάσιο χρονικό διάστημα, το 1/3 του ενός λεπτού. Είναι αρκετός χρόνος για να θέσετε μια στέρεη άποψη, αλλά δεν είναι αρκετός για να καθίσετε και να αναλύσετε οποιοδήποτε σημείο. Σας αναγκάζει να συνοψίζετε την ομιλία, και το γεγονός ότι πρέπει να είστε συνοπτικοί έχει ως επακόλουθο τον εξής αντίκτυπο στο κοινό: αναγκάζει τον ακροατή να είναι πιο δραστήριος, πιο ενεργά συγκεντρωμένος. 
Πιστεύω, επίσης, ότι οι 20 διαφάνειες είναι ακριβώς ο σωστός αριθμός (όχι πάρα πολύ λίγες και όχι πάρα πολλές) για να αποκτήσετε μια γερή κατανόηση (ή τουλάχιστον μια σημαντική σταχυολόγηση) ενός θέματος. Τα 20 δευτερόλεπτα δεν είναι αρκετός χρόνος για να έχετε διαφάνειες με βαρύ κείμενο. Δεν μπορείτε να πείτε περισσότερο από μερικές επιλεγμένες φράσεις σε 20 δευτερόλεπτα. Ως εκ τούτου, η αξία αυτού του τρόπου παρουσίασης  εντοπίζεται στο να κερδίσετε την προσοχή του κοινού για ό,τι έχετε να πείτε. Με άλλα λόγια, όταν ο ομιλητής παρουσιάζει σαν να «κουβεντιάζει», οι ιδέες παρουσιάζονται όχι μόνον πιο ανεπίσημα αλλά και πιο ελκυστικά. Σκεφτείτε πώς θα τραβούσατε την προσοχή στην καθημερινή ζωή  με ψιλοκουβέντα ή ανεπίσημη επικοινωνία. Το καταλαβαίνετε, όταν κάποιοι σας πετούν τις ιδέες τους και γνωρίζετε πότε αναζητούν έναν πραγματικό διάλογο και ανταλλαγή ιδεών. Μια άτυπη συνομιλία μπορεί να αποφέρει σημαντικά οφέλη.
Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα για τη δημιουργία και τη διεξαγωγή της συνοπτικής παρουσίασης Pecha Kucha δείτε την μπροσούρα μας.

Τα οφέλη

Τα πλεονεκτήματα της παρουσίασης Pecha Kucha σε ένα συνέδριο ή σε μια εταιρική ή άλλη παρουσίαση είναι σαφή. 

• Μέσα σε μια δεδομένη χρονική περίοδο, προσφέρεται η δυνατότητα να προγραμματιστούν περισσότερες παρουσιάσεις  και το χρονοδιάγραμμα είναι προβλέψιμο. 
• Επιπλέον, η ατμόσφαιρα σε μια συνεδρία Pecha Kucha είναι συνήθως πολύ ενδιαφέρουσα. Μόλις το "ρολόι αρχίζει να χτυπάει", το κοινό είναι με την πλευρά του παρουσιαστή, πρόθυμο να τον βοηθήσει να πετύχει. Αυτή είναι μια υπέροχη ατμόσφαιρα τόσο για νέους όσο και για έμπειρους παρουσιαστές.
• Ακόμα πιο σημαντικό, ο σχεδιασμός μιας παρουσίασης Pecha Kucha παρακινεί τους ομιλητές να σκεφτούν για τα θέματά τους με πολύ διαφορετικούς τρόπους και ως εκ τούτου είναι πολύ πιο δημιουργικές.
• Το κοινό είναι πιο πιθανό να εμπλακεί. Επειδή οι ομιλητές παρουσιάζουν τις ιδέες τους σε ένα σύντομο χρονικό διάστημα και με ένα πιο δημιουργικό τρόπο που τραβά την προσοχή, το κοινό έχει αρκετό χρόνο για να υποβάλει ερωτήσεις και να κάνει παρατηρήσεις για το θέμα της παρουσίασης.

Συμβουλές για παρουσιαστές

• Οι εικόνες είναι το κλειδί για μια αποτελεσματική παρουσίαση Pecha Kucha. Προσπαθήστε να βρείτε εικόνες που να είναι απεικονίσεις ή μεταφορές των βασικών σημείων σας ή / και χρησιμοποιήστε λέξεις σαν εικόνα. Το γεγονός αυτό καθιστά την παρουσίασή σας πολύ πιο εύκολη, καθώς δεν θα αγωνίζεστε να προλάβετε να πείτε μια λίστα με σημεία. Καθιστά επίσης την παρουσίασή σας πιο ελκυστική. Αυτός είναι ο λόγος που η παρουσίαση Pecha Kucha είναι τόσο επιτυχής. Δεν είναι τόσο ο χρονισμός, όσο το γεγονός ότι οδηγεί τους παρουσιαστές να χρησιμοποιούν βέλτιστες πρακτικές στη δημιουργία παρουσιάσεων που να είναι οπτικά ισχυρές και ελκυστικές. 
• Οι παρουσιάσεις αναμένεται να είναι γυαλισμένες, επαγγελματικές, και ενδιαφέρουσες. Λόγω των χρονικών περιορισμών, της αυτόματης προώθησης των διαφανειών και της μορφής, οι παρουσιαστές θα πρέπει να δαπανήσουν περισσότερο χρόνο για το σχεδιασμό και την πρακτική άσκηση των παρουσιάσεων τους.
• Προετοιμαστείτε για μια ενότητα ερωτήσεων και απαντήσεων.Είναι λυπηρό, αλλά αληθινό, δεν έχουμε ένα πολύ μεγάλο εύρος στη διάρκεια της προσοχής. Κατά συνέπεια, οι ομιλητές πρέπει να έχουν εμπειρία στο να παρουσιάζουν τις ιδέες τους σε ένα σύντομο χρονικό διάστημα και με ένα πιο δημιουργικό τρόπο που να τραβά την προσοχή. Επομένως λόγω ακριβώς της σύντομης παρουσίασης, το κοινό θα έχει αρκετό χρόνο για να υποβάλει ερωτήσεις και να κάνει παρατηρήσεις για το θέμα της παρουσίασης. 
• Πρακτική, πρακτική και πάλι πρακτική.
  
  Οι περισσότεροι από εμάς δεν έχουν την τάση να απομνημονεύσουν τις παρουσιάσεις. Για μια παρουσίαση Pecha Kucha, ωστόσο, απομνημόνευση των σημείων κλειδιών σε κάθε διαφάνεια είναι συνήθως η καλύτερη προσέγγιση. Προτείνουμε να σημειώσετε τα 2 βασικά σημεία που θέλετε να κάνετε σε κάθε διαφάνεια και να προσπαθήσετε να μην ξεφύγετε από αυτά. Στη συνέχεια, ασκηθείτε στη διεξαγωγή της παρουσίασή σας μέχρι να ρέει άνετα. Ασκηθείτε πραγματικά! Η άσκηση θα κάνει τη διαφορά!.
• Σπάστε τη μορφή! Αν θέλετε να πάτε σε βάθος σε μια συγκεκριμένη διαφάνεια και 20 δευτερόλεπτα απλά δεν θα είναι αρκετά, επαναλάβετε τη διαφάνεια ώστε να προσθέσετε κείμενο ή γραφικά για να αναπτύξετε τα σημεία σας. Οι πληροφορίες σας θα είναι τότε στην οθόνη για 40 δευτερόλεπτα, με μικρές αλλαγές που εμφανίζονται στα ενδιάμεσα. Αυτός  είναι ένας πολύ χαριτωμένος τρόπος για να κρατηθείτε εντός της μορφής, αλλά να μπορέσετε να πάτε σε βάθος.
• Μην ανησυχείτε αν θα ολοκληρώσετε τα σημεία σας σε μία διαφάνεια προτού η επόμενη διαφάνεια εμφανιστεί, κατά τη διεξαγωγή της παρουσίασης. Αν δεν έχετε τελειώσει ότι θέλατε να πείτε σε μια διαφάνεια και εμφανιστεί η επόμενη ολοκληρώστε το σημείο και πηγαίνετε στο πρώτο σημείο της επόμενης. Οποιαδήποτε παύση θα σπάσει τη ροή σας. Αν τελειώσατε ότι είχατε να πείτε σε μια διαφάνεια συνεχίστε να μιλάτε για την επόμενη διαφάνεια, θα εμφανιστεί πιθανότατα στα μέσα της πρώτης φράσης σας. Αυτό θα έχει αποτέλεσμα μια πιο όμορφη παρουσίαση σε αντίθεση με την παύση μερικών δευτερολέπτων για να περιμένετε να εμφανιστεί η επόμενη διαφάνεια. 

Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα για την δημιουργία και την διεξαγωγή της συνοπτικής παρουσίασης Pecha Kucha δηλώστε συμμετοχή στο σεμινάριό μας. 

...γράφει ο Δημήτρης Βιντζηλαίος

Digital Storytelling

Η παρουσιαση ως παρασταση ή καν' το οπως ο Steve Jobs

O Steve Jobs, ενώ είχε χτίσει τη φήμη του γκουρού στο ψηφιακό κόσμο των bits και bytes, σχεδίαζε τις παρουσιάσεις του σαν να δημιουργούσε ιστορίες, χρησιμοποιώντας πολύ παλιά και παραδοσιακά εργαλεία, όπως το μολύβι και το χαρτί. Οι παρουσιάσεις του ήταν θεατρικές εκδηλώσεις που προορίζονταν να παράγουν τη μέγιστη δυνατή δημοσιότητα, θόρυβο, και δέος. Περιείχαν όλα τα στοιχεία των μεγάλων θεατρικών έργων ή των κινηματογραφικών ταινιών: συγκρούσεις και επίλυση, μάχες και νίκες ή ήττες, κακοποιούς και ήρωες. Και όπως όλοι οι μεγάλοι σκηνοθέτες ταινιών, κατέγραφε την πλοκή (storyboard) με μολύβι και χαρτί πριν ανοίξει την κάμερα (δηλαδή, πριν ανοίξει το λογισμικό παρουσίασης). Ήταν οπαδός ενός μάρκετινγκ που σχετίζεται με το θέατρο όσο τίποτα άλλο.
      

Ο Steve Jobs συμμετείχε ενεργά σε κάθε λεπτομέρεια της παρουσίασης: γράφοντας περιγραφικές επικεφαλίδες, δημιουργώντας διαφάνειες, κάνοντας πρόβα των demos, και ελέγχοντας αν ο φωτισμός είναι ακριβώς όπως πρέπει. Δεν άφηνε τίποτα στην τύχη. Έκανε ό,τι συστήνουν οι κορυφαίοι σχεδιαστές παρουσιάσεων: «Ξεκινάτε στο χαρτί. Όταν, στα πρώτα στάδια χρησιμοποιείτε μόνο χαρτί και μολύβι και σκιαγραφείτε ακατέργαστες ιδέες στον «αναλογικό κόσμο», θα οδηγηθείτε σε καλύτερα, πιο δημιουργικά αποτελέσματα, με περισσότερη σαφήνεια, όταν τελικά έρθει η στιγμή να μεταφέρετε τις ιδέες σας στο ψηφιακό μέσο», γράφει o Garr Reynolds στο βιβλίο του «Zen Presentation».

Οι ειδικοί σχεδιασμού, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που δημιουργούν παρουσιάσεις για την Apple, συνιστούν οι παρουσιαστές να περνούν το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου σχεδιασμού, στο σκίτσο και στο σενάριο. Η Nancy Duarte είναι η ιδιοφυία πίσω από τη φημισμένη παρουσίαση του Αλ Γκορ «Μία αλήθεια που δεν μας βολεύει». Η Duarte ισχυρίζεται ότι ένας παρουσιαστής πρέπει να δαπανήσει μέχρι και ενενήντα ώρες για να δημιουργήσει μία παρουσίαση διάρκειας μίας ώρας που περιέχει τριάντα διαφάνειες. Ωστόσο, μόνο το ένα τρίτο του χρόνου θα πρέπει να αφιερώνεται στην οικοδόμηση των διαφανειών, λέει η Duarte. Οι πρώτες είκοσι επτά ώρες αφιερώνονται στην έρευνα του θέματος, στη συλλογή στοιχείων από εμπειρογνώμονες, στην οργάνωση των ιδεών, στη συνεργασία με τους συναδέλφους και στη σκιαγράφηση της δομής της ιστορίας. 

Bullets kill!

Σκεφτείτε τι συμβαίνει όταν ξεκινάτε στο PowerPoint. Εμφανίζεται ένα άδειο slideπου περιέχει χώρο για λέξεις - έναν τίτλο και έναν υπότιτλο. Αυτό αποτελεί το πρώτο πρόβλημα! Υπάρχουν πολύ λίγες λέξεις σε μια παρουσίαση του Steve Jobs. Αφού γεμίσετε αυτή την διαφάνεια και επιλέξετε New Slide τότε αυτόματα ανοίγει μια διαφάνεια με χώρο για τίτλο και κείμενο με κουκίδες (Bullets). Αυτό οδηγεί στο δεύτερο πρόβλημα! Δεν υπάρχουν κουκίδες σε μια παρουσίαση του Steve Jobs. Το ίδιο το λογισμικό σας αναγκάζει να ακολουθήσετε ένα πρότυπο που αντιπροσωπεύει ακριβώς το αντίθετο από ό,τι πρέπει να κάνετε για να μιλήσετε σαν τον Steve! Στην πραγματικότητα, όπως θα μάθετε σε επόμενα άρθρα μας, τα κείμενα και οι κουκκίδες (bullets) είναι ο λιγότερο αποτελεσματικός τρόπος για να παρέχετε πληροφορίες που προορίζονται κάποια στιγμή να ανασυρθούν από τη μνήμη για να κάνουν οι ακροατές σας τις δέουσες ενέργειες. Κρατήστε τις κουκκίδες (bullets) για τον κατάλογο των πραγμάτων που έχετε να ψωνίσετε!.

Το σενάριο έρχεται πρώτα!

Για να δώσουμε σε μια παρουσίαση τα χαρακτηριστικά μίας παράστασης θα πρέπει να έχουμε μια ιστορία να διηγηθούμε.

Ως coach (προφορικής) επικοινωνίας, δουλεύω με διευθύνοντες συμβούλους και άλλα κορυφαία στελέχη, για το σχεδιασμό παρουσιάσεων και την ανάπτυξη δεξιοτήτων ομιλίας σε κοινό.  Ένας από τους πελάτες μου, ένας οργανισμός, έπρεπε να πείσει τους εργαζομένους του να αγκαλιάσουν μια αλλαγή που έπρεπε να γίνει στις πρόσθετες ασφαλιστικές υπηρεσίες που παρείχε στους εργαζομένους του. Έπρεπε να αλλάξουν από ένα ομαδικό ασφαλιστικό πακέτο, σε μια άλλη μορφή πρόσθετης ασφάλισης. Μου ζητήθηκε να συμβάλλω στη δημιουργία μιας πειστικής παρουσίασης που προοριζόταν  για τους εργαζόμενους. Συναντήθηκα με το αρμόδιο στέλεχος για μια περίοδο μερικών ημερών. Την πρώτη ημέρα, δεν κάναμε τίποτα άλλο παρά σκίτσα που αφορούσαν την υπάρχουσα κατάσταση και τη μελλοντική. Δοκιμάσαμε να τα βάλουμε σε μια σειρά ώστε να αποκτήσουν την δομή μιας ιστορίας. Όχι μόνο δεν χρησιμοποιήσαμε το PowerPoint αλλά ούτε και υπολογιστή. Εργαστήκαμε μόνο με μολύβι και χαρτί. Τελικά μετατρέψαμε τις ιδέες σε σκίτσα και αυτά σε διαφάνειες. Χρειαζόμασταν δεκαπέντε διαφάνειες για μια παρουσίαση σαράντα λεπτών. Η δημιουργία των διαφανειών δεν μας πήρε τόσο πολύ χρόνο όσο η ανάπτυξη της ιστορίας.

Μόλις γράψουμε την αφήγηση, η σχεδίαση των διαφανειών είναι παιχνίδι. Θυμηθείτε ότι η ιστορία θα αιχμαλωτίσει τη φαντασία του ακροατηρίου σας και όχι οι διαφάνειες. Το πιο σημαντικό πράγμα που μπορείτε να κάνετε για να βελτιώσετε σημαντικά τις παρουσιάσεις σας είναι να έχετε μια ιστορία να πείτε, πριν ξεκινήσετε να δουλεύετε το αρχείο του PowerPoint. 

Υποστηρίζουμε την μέθοδο του Digital Storytelling, μια προσέγγιση τριών 
σταδίων για τη δημιουργία παρουσιάσεων με προϋποθέσεις παράστασης:

Σενάριο → Σκίτσα → Διαφάνειες

Μόνο μετά το γράψιμο του σεναρίου, την περιγραφή των σκηνών, δημιουργείται εκείνο το είδος της υποστηρικτικής σκέψης που λέει πώς θα πρέπει να λειτουργήσουν οπτικά οι διαφάνειες και  βοηθά στη σωστή σχεδίασή τους.  Για να γράψετε ένα σενάριο, θα πρέπει να αναιρέσετε στιγμιαία οποιαδήποτε ζητήματα σχεδίασης θέτει το PowerPoint, όπως γραμματοσειρές, χρώματα, υπόβαθρο, και τις εναλλαγές των διαφανειών.

Αν και μπορεί να ακούγεται αντιφατικό, όταν γράψετε το σενάριο πρώτα, θα επεκταθούν οι οπτικές δυνατότητες σας, επειδή η συγγραφή του σεναρίου καθορίζει το σκοπό σας πριν ξεκινήσετε τη σχεδίαση των οπτικών βοηθημάτων. Ένα σενάριο ξεκλειδώνει την ανεξερεύνητη δύναμη του PowerPoint ως εργαλείου οπτικής αφήγησης, με ένα τρόπο που μπορεί να εκπλήξει και να ενθουσιάσει το ακροατήριο. Με ένα ολοκληρωμένο σενάριο στο χέρι, θα είστε έτοιμοι να σκιτσάρετε και να «παράγετε» την εμπειρία. Το σενάριο, όμως, πρέπει να έρχεται πρώτα .

Ένα δυνατό σενάριο, δίνει στην παρουσίαση τη δραματική δομή μίας ιστορίας. Προσέξτε, δεν εννοούμε απλά, να διηγηθείτε μια ή περισσότερες ιστορίες στη διάρκεια της παρουσίασης, αλλά όλη η ροή της παρουσίασης να έχει τη δομή μίας ιστορίας. Σκεφτείτε πώς θα δομήσετε την παρουσίαση σας πριν ανοίξετε το πρόγραμμα παρουσίασης, αν εργάζεστε στο PowerPoint, στο Keynote, ή σε οποιοδήποτε άλλο λογισμικό σχεδίασης. 

Η δύναμη της ιστορίας

Τι είναι ιστορία; Ποια είναι η δομή της και πώς λειτουργεί μεταμορφώνοντας την παρουσίαση σε παράσταση; Σας παραθέτω ένα απόσπασμα από το βιβλίο μου «Ιστορίες για αγρίους …και άλλους – Η τέχνη και η τεχνική του Storytelling»:

«Η ιστορία προτείνει μια ιδέα και εσείς ζητάτε από το ακροατήριο να υιοθετήσει την ιδέα και να την καλλιεργήσει για να έχει θετικά αποτελέσματα. Η ιδέα σας ίσως να αφορά την αναδιοργάνωση ενός οργανισμού, την εκπαίδευση ενός κοινού, την αποδοχή μιας μεταρρύθμισης ή το να δείξετε στους πελάτες πώς το προϊόν θα ικανοποιήσει τις ανάγκες που έχουν. Όποια και αν είναι η απόφαση που ίσως πάρει το ακροατήριο, θα απαιτήσει από αυτούς συνειδητά να βηματίσουν σε μια νέα περιοχή.

Η αλλαγή που τους ζητάτε δεν θα γίνει χωρίς αγώνα από τον ήρωά σας, και χρειάζεται να το αναγνωρίσετε αυτό. Οι αλλαγές είναι δύσκολες και πολλές φορές σκληρές. Το να εξασφαλίσει ένας οργανισμός τη δέσμευση των εργαζομένων του ή ένας πολιτικός τη δέσμευση των κοινωνικών εταίρων είναι η μεγαλύτερη πρόκληση που αντιμετωπίζουν. Ο ήρωας συναντά το μέντορά του ακριβώς τη στιγμή που διστάζει να αποφασίσει εάν πρέπει ή όχι να περάσει το κατώφλι για να μπει στον κόσμο τής ιστορίας. Αυτό ακριβώς συμβαίνει με εσάς και το ακροατήριό σας. Αναλαμβάνετε το ρόλο τού μέντορα και συμβουλεύετε το ακροατήριο με τη σοφία τής ιστορίας για να το βοηθήσετε να πάρει την απόφαση της αλλαγής. Αλλά δεν μπορείτε να τους αναγκάσετε. Εάν αφηγηθείτε τη σωστή ιστορία με τον κατάλληλο τρόπο, θα διαβούν το κατώφλι μόνοι τους. Εάν το ακροατήριο αποφασίσει να περάσει το κατώφλι, συνεχίζει τα επόμενα βήματα του ταξιδιού τού ήρωα ακόμα και όταν θα έχει φύγει από την παρουσίασή σας. Η ιστορία σας θα έχει προετοιμάσει τους ακροατές σας για το τι να περιμένουν στο υπόλοιπο του ταξιδιού τους και θα τους έχει δείξει πώς να πετύχουν στο δρόμο τους.»

Να πως σχεδίαζε ο Steve Jobs!

Σε κάθε παρουσίαση ο Steve Jobs έλεγε μια ιστορία.  Έβαζε το κοινό του στην θέση του ήρωα που αντιμετώπιζε εμπόδια και δυσκολίες. Στην αρχή, περιέγραφε τον "κακό" ή το πρόβλημα-πρόκληση που αντιμετώπιζε ο ήρωας του.

Για παράδειγμα, κατά την έναρξη της αρχικής παρουσίασης του iPhone, ο Steve Jobs είχε μια διαφάνεια που έδειχνε όλους τους ανταγωνιστές εκείνη τη στιγμή, ονομάτιζε τη

Motorola, τη Blackberry, την Palm Treo, και την Nokia. Μετά απαρίθμησε όλους τους λόγους για τους οποίους τα προϊόντα αυτά δυσκολεύουν τη ζωή. Πρώτα είπε: «τα πλήκτρα περιορίζονται στο πλαστικό κέλυφος και είναι πάντα εκεί, ανεξάρτητα εάν η εφαρμογή τα χρειάζεται ή όχι. Κάθε εφαρμογή θέλει μια ελαφρώς διαφορετική διεπαφή χρήστη και απαιτεί πλήκτρα που να έχουν βελτιστοποιηθεί για αυτή». Στη συνέχεια μίλησε για τα προβλήματα που δημιουργεί η χρήση της γραφίδας. «Θα πρέπει να την τραβήξετε έξω, εάν την αφήσετε κάπου μπορεί να τη χάσετε». Και συνέχισε, μιλώντας στο κοινό για όλα τα προβλήματα που έχουν τα σημερινά «έξυπνα τηλέφωνα». 

Όταν ξεκίνησε η παρουσίαση, το κοινό δεν γνώριζε ότι μπορεί να αντιμετώπιζε κάποιο πρόβλημα με το έξυπνο τηλέφωνό του, μέχρι που ο Steve Jobs περιέγραψε πόσο άβολη ήταν η κατάστασή τους. Και ενώ, δεν θέλετε να κατηγορήσετε τους ανταγωνιστές σας, μπορείτε όμως, να δημιουργήσετε ενσυναίσθηση, περιγράφοντας γλαφυρά τα είδη των προβλημάτων που αντιμετωπίζουν οι πελάτες σας σε καθημερινή βάση. Με αυτό τον τρόπο, όταν αποκαλύπτετε τη λύση σας, το ακροατήριό σας θα ξέρει ότι έχετε κατανοήσει πλήρως τα προβλήματά του και τις απογοητεύσεις του, πράγμα που σας προσδίδει πολύ μεγαλύτερη αξιοπιστία.

Ενόσω, ο Steve Jobs περιέγραφε την άβολη κατάσταση που αντιμετώπιζε το κοινό με τη μορφή των περιορισμένων δυνατοτήτων των ανταγωνιστικών προϊόντων, εισήγαγε τον από μηχανής θεό. Τους αποκάλυπτε τη λύση για να ξεπεράσουν τα εμπόδια: το προϊόν του και λειτουργώντας σαν μέντορας για το ακροατήριό του, το εκπαίδευε στο πώς και στο το γιατί η ζωή του θα γίνει καλύτερη, παρακινώντας το ταυτόχρονα να αλλάξει. 

Όταν ξεκίνησε την παρουσίαση του iPod, έδωσε ένα πολύ συγκεκριμένο παράδειγμα ενός προβλήματος που αντιμετωπίζουν πολλοί άνθρωποι:

«Πόσες φορές έχετε βγει στο δρόμο και συνειδητοποιήσατε ότι δεν έχετε πάρει μαζί σας το CD που θα θέλατε να ακούσετε;  Το πιο cool πράγμα για το iPod είναι ότι ολόκληρη η μουσική σας βιβλιοθήκη χωράει στην τσέπη σας. Αυτό δεν ήταν ποτέ πριν δυνατό». Με την ενίσχυση του επιχειρήματος ότι ποτέ πριν δεν ήταν δυνατόν να χωρέσει ολόκληρο το playlist σας στην τσέπη σας, δημιούργησε την εντύπωση ότι η Apple προσφέρει τρόπο για να κάνει καλύτερη τη ζωή του ήρωα.

Σκεφτείτε όπως ο Steve Jobs, πρώτα αναλογικά και μετά ψηφιακά!

Εάν πάρετε συνεντεύξεις από τους πελάτες σας, θα ανακαλύψετε εξαιρετικές και συγκεκριμένες ιστορίες για το πώς το προϊόν σας έκανε καλύτερη τη ζωή του ήρωα. Χρησιμοποιώντας αυτές τις ιστορίες, το κοινό που θα παρακολουθεί την παρουσίαση σας, θα είναι σε θέση να οραματίζεται ακριβώς πώς θα γίνει καλύτερη η ζωή του .

Την επόμενη φορά που θα σας δοθεί μια προθεσμία για να κάνετε μια παρουσίαση ρωτήστε τον εαυτό σας, «Πώς θα προσέγγιζε ο Steve αυτό το έργο»; Μπορείτε να σώσετε την παρτίδα και να μην καταδικάσετε σε θάνατο από ανία τους ακροατές σας, αλλά να τους μετατρέψετε σε ενθουσιώδεις πελάτες για μια ζωή!

Παρουσιάστε όπως ο Steve Jobs, ξυπόλητοι!

Μη ξεχνάτε όμως, πως δεν αρκεί να σχεδιάσετε την παρουσίασή σας σαν ιστορία, θα πρέπει να είστε σε θέση να την αφηγηθείτε απελευθερωμένοι από τις διαφάνειες, και συνδεόμενοι με το ακροατήριό σας. Θα πρέπει να έχετε τις δεξιότητες του ξυπόλητου παρουσιαστή!

Και έτσι έζησαν αυτοί καλά κι εμείς καλύτερα!

...γράφει ο Δημήτρης Βιντζηλαίος

Storytelling Organization

«Over the years I have become convinced that we learn best—and change—from hearing stories that strike a chord within us…Those in leadership positions who fail to grasp or use the power of stories risk failure for their companies and for themselves.”

John Kotter, Harvard Business School professor, and author of Leading Change

Ιστορία και οργανωτική δομή

Η οργανωτική δομή είναι το όχημα που χρησιμεύει πολλαπλά ως κέλυφος που προστατεύει τους ανθρώπους στη δημιουργία αξίας, το όχημα που μεταφέρει τους ανθρώπους στο χρόνο και στον τόπο, ο σκελετός που συγκρατεί τα ιεραρχικά επίπεδα.
 

Σε ένα περιβάλλον που πλέον όχι μόνο μεταβάλλεται συνεχώς αλλά και απρόβλεπτα, αποκτώντας χαοτικά χαρακτηριστικά, η οργανωτική δομή θα πρέπει να αποκτήσει ικανότητες ρευστότητας και ευελιξίας, χωρίς όμως να απολέσει το ρόλο που παίζει.

Βασικό χαρακτηριστικό μιας ρευστής και ευέλικτης δομής είναι ότι είναι οργανική, ζωντανή, αντιδρά άμεσα στις αλλαγές του περιβάλλοντος και δεν είναι μηχανική, παγιωμένη και δύσκαμπτη. Βασικός παράγοντας ρευστότητας της οργανωτικής δομής, είναι η ικανότητά της να μαθαίνει με ταχύτητα, να διαβάζει το περιβάλλον, να ερμηνεύει και να χαράσσει στρατηγικές δράσης.

Η ερμηνεία βασίζεται στην προηγούμενη εμπειρία δηλαδή, έχει σημείο αναφοράς το παρελθόν. Η επιλογή στρατηγικής στηρίζεται στα προσδοκώμενα αποτελέσματα, έχει σημείο αναφοράς το μέλλον. Καθώς το παρόν αναδύεται και σχηματίζεται, κάθε σημείο της οργανωτικής δομής βιώνει την πραγματικότητα αποσπασματικά και την εσωτερικεύει με το δικό του τρόπο.
   

Τι σημαίνει εσωτερικεύει; 

Σημαίνει ότι απομνημονεύει τις αλληλουχίες των γεγονότων άναρχα, όπως καθένας τις αντιλαμβάνεται να συμβαίνουν από τη θέση του παρατηρητή, του δράστη ή του θύματος. Στην ουσία το παρόν εσωτερικεύεται με τη μορφή προσωπικών ιστοριών σε κάθε σημείο του οργανισμού.

Το storytelling είναι ένας μηχανισμός που χρησιμοποιεί ένας οργανισμός και οι άνθρωποί που στελεχώνουν τις δομές του, για να κατανοήσουν, να ερμηνεύσουν τον κόσμο, το περιβάλλον με το οποίο έρχεται σε αλληλεπίδραση, να επιλέξουν στρατηγική προσαρμογής για επιβίωση και ανάπτυξη.

Στο βιβλίο μου «Ιστορίες για αγρίους και …άλλους – Η τέχνη και η τεχνική της αναπαραστατικής αφήγησης ιστοριών» αναφέρω χαρακτηριστικά:
“Η ιστορία έχει τη μοναδική ικανότητα να συνυφαίνει γεγονότα, στοιχεία και πληροφορίες με συναισθήματα. Τα συναισθήματα είναι αυτά που δίνουν αξία σε γεγονότα και στοιχεία, είναι αυτά που ιεραρχούν και καθιστούν κάτι σημαντικό ή μη. Αυτήν τη δύναμη της αφήγησης ιστοριών προσπαθούν να αξιοποιήσουν σήμερα οι επιχειρήσεις, οι οργανισμοί και τα κράτη. Πολλές εταιρείες έχουν στραφεί προς την αλληγορία, τις ιστορίες και το σχεδιασμό βάσει σεναρίων για να δώσουν κατεύθυνση σε αυτόν τον απρόβλεπτο, πολύπλοκο και συνεχώς μεταβαλλόμενο κόσμο στον οποίο ζούμε. Όλοι μιλούν για μια νέα αφήγηση και εννοούν ένα νέο σχέδιο που να οδηγεί στο μέλλον. Με άλλα λόγια, χρησιμοποιούν ιστορίες για να αντικαταστήσουν τη μορφή των παλιών στρατηγικών σχεδίων.” 

Το storytelling στον οργανισμό  χρησιμοποιεί τρεις δομές ιστορίας για να πετύχει ανάπτυξη:

• Το Αφήγημα
• Το Πολυπλάνο
• Το Σενάριο

Αφήγημα

Η αφήγηση δίνει τη μορφή εμπειρίας στα γεγονότα που έλαβαν χώρα στο παρελθόν.  Δίνει  συνοχή, σχετίζοντας  τα γεγονότα μεταξύ τους είτε αιτιοκρατικά είτε με άλλους τρόπους. Τα αφηγήματα περιέχουν εξηγήσεις για κίνητρα, λόγους και αιτίες, για το πώς συνέβησαν τα πράγματα. Γι’ αυτό οι χρόνοι που χαρακτηρίζουν την αφήγηση είναι παρελθοντικοί π.χ. αόριστος, παρατατικός κλπ.

Τα χαρακτηριστικά του αφηγήματος:

•  Ολοκληρωμένο δομικά ( αρχή μέση τέλος)
•  Αναδρομική ματιά από το παρόν προς το παρελθόν
•  Ταξινόμηση των χαρακτήρων
•  Θέματα διαλόγων δομημένα σε πλοκή
•  Παγιώνονται με το χρόνο
•   Δίνουν πλήρη εξήγηση
•  Αφήνει λίγο χώρο στην φαντασία

Πολυπλάνο

Τα πολυπλάνα είναι ιστορίες που αφορούν περισσότερο διάσπαρτα και ασύνδετα γεγονότα που συμβαίνουν παράλληλα στο παρόν ή αναμένεται να συμβούν στο άμεσο μέλλον. Γι’ αυτό οι χρόνοι που τις χαρακτηρίζουν είναι ο ενεστώτας και ο μέλλοντας. Αποτελούν μεμονωμένα μέρη που δε συνδέονται λογικά. Περιγράφουν τι συμβαίνει, δε δίνουν απαντήσεις σε ερωτήματα όπως ποιος, πώς, γιατί. Με άλλα λόγια δεν εξηγούν, δεν περιγράφουν κίνητρα, λόγους και αίτια.

Τα χαρακτηριστικά του πολυπλάνου:

•  Διασπορά ασύνδετων και ασύντακτων γεγονότων
•  Ξηλώνει την συνεκτικότητα και επιβεβαιώνει τις διαφορές
•  Η αφηγηματική συνοχή προσπαθεί να πιαστεί από το παρόν που αναδύεται, το οποίο η ιστορία διασκορπίζει
•  Δυναμική του παρόντος (ταυτόχρονο storytelling που συμβαίνει παράλληλα σε πολλαπλούς χώρους ή αίθουσες παράλληλα και ταυτόχρονα)
•  Το αναδυόμενο παρόν συνεχίζει να αλλάζει αλλά χωρίς να είναι ικανό να βρίσκεται σε κάθε  δωμάτιο τη στιγμή που αλληλεπιδρούμε με τους άλλους, ακολουθώντας διαφορετικούς δρόμους για να δώσουμε νόημα, να ερμηνεύσουμε ότι συμβαίνει.

Σενάριο

Τα σενάρια αφορούν τρόπους όπου τα διάσπαρτα και ασύνδετα γεγονότα που συμβαίνουν παράλληλα στο παρόν συνδέονται λογικά, ώστε να προβλέψουν καταστάσεις που

αναμένεται ή προσδοκάται να συμβούν στο μέλλον. Τα σενάρια είναι υποθετικές αφηγήσεις που περιγράφουν πώς θα εξελιχθεί η παρούσα κατάσταση και θα οδηγηθούμε σε μια μελλοντική κατάσταση. Το σενάριο, με λογικοφανή επιχειρήματα που στηρίζονται σε λογικές αιτίου αποτελέσματος ή σε θεωρίες κινήτρων, δίνει εξηγήσεις στο τρόπο που θα εξελιχθεί το παρόν. Γι’ αυτό οι χρόνοι που τα χαρακτηρίζουν είναι ο ενεστώτας και ο μέλλοντας.

Τα χαρακτηριστικά του σεναρίου:

•  Σύνδεση ασύνδετων και ασύντακτων γεγονότων
•  Ολοκληρωμένο δομικά ( αρχή μέση τέλος)
•  Προνοητική ματιά από το παρόν προς το μέλλον
•  Δίνει πλήρη εξήγηση
•  Δίνει χώρο στη φαντασία
•  Επαληθεύεται με το χρόνο

Οι δύο δρόμοι

Καθώς το παρόν αναδύεται, δημιουργεί πανσπερμία ιστοριών που ακολουθούν δύο δρόμους.

•  Ο ένας δρόμος οδηγεί σε μια ομογενοποίηση των ιστοριών. Οι ιστορίες χάνουν τις διαφορές σε πρόσωπα, σε μέσα έκφρασης, σε χώρο, χρόνο και γεγονότα  σε  χρόνο αποκτούν συγκεκριμένη ομοιομορφία, ακολουθούν μια μόνο λογική και αφηγηματική γραμμή γεγονότων που λαμβάνουν χώρα σε συγκεκριμένο τόπο και χρόνο και έτσι  παγιώνονται σε αφηγήματα ερμηνείας του παρελθόντος από τη θέση ενός παρατηρητή που στέκεται στο παρόν.
•  Ο άλλος δρόμος οδηγεί τις ιστορίες σε σενάρια που μέσα από την πιθανολόγηση  στοιχηματίζουν προβλέψεις εξελίξεων και αποτελεσμάτων στο μέλλον.

Οι διαδικασίες δημιουργίας συνεκτικότητας της αφήγησης όσο και οι διαδικασίες διασποράς ιστοριών, αλληλεπιδρούν με τέτοιο τρόπο ώστε το νόημα να αλλάζει μεταξύ των ανθρώπων, καθώς αλλάζει ο τρόπος που ταξινομούνται και ιεραρχούνται τα γεγονότα, οι ταυτότητες και οι στρατηγικές σε κάθε νέα συνάντηση,  επικοινωνία προς τα έξω και δράση του οργανισμού και των ανθρώπων του.

Οι μηχανισμοί μιας δομής Storytelling

Ο οργανισμός διαθέτει δύο μηχανισμούς για να λειτουργήσει ως storytelling δομή:

1-Διαλογική

Η διαλογική είναι μια λειτουργία που κρατά ζωντανές τις διαφορετικές ιστορίες όπως αναδύονται στο παρόν. Μέσα από μια διαδικασία συνεχούς διαλόγου και ανταλλαγής διαφορετικών πλάνων της πραγματικότητας, δίνεται η δυνατότητα σε όλους να επηρεάσουν τις δυνατότητες εξέλιξης του οργανισμού,  και τη διαμόρφωση ενός μέλλοντος που να στηρίζεται περισσότερο στην πραγματικότητα του παρόντος παρά στα αφηγήματα του παρελθόντος.

• Οι ιστορίες καθώς αναπηδούν από το παρόν βρίσκονται σε μια κατάσταση διαλόγου μεταξύ τους. Τα επίπεδα διαλόγου περιλαμβάνουν διάλογο μεταξύ προσώπων, διάλογο μεταξύ μέσων έκφρασης, λόγο, κείμενο, εικόνα κλπ, διάλογο μεταξύ των διαφορετικών χωροχρόνων καθώς και διάλογο μεταξύ διαφορετικών επιπέδων γνωστικού και ηθικού.
• Όσο τα διαφορετικά επίπεδα διαλόγου μεταξύ των πολυπλάνων μένουν ζωντανά, οι ιστορίες χαρακτηρίζονται από πρωτοτυπία, καινοτομία, νέες ιδέες και δημιουργικότητα. Η διαδικασία των διαλόγων οδηγεί σε πιο ευρηματικά σενάρια που στοιχηματίζουν στο μέλλον με μεγαλύτερες πιθανότητες επιτυχίας. Όσο αυτός ο διάλογος εκφυλίζεται τα σενάρια  αιχμαλωτίζονται στα αφηγήματα του παρελθόντος, αφομοιώνονται τελείως από αυτά και στην καλύτερη περίπτωση προσθέτουν καινούργια στοιχεία εμπλουτίζοντάς τα.

2-Διαλεκτική

Η διαλεκτική ακολουθώντας το σχήμα θέση – αντίθεση – σύνθεση, επιτρέπει στα αφηγήματα του παρελθόντος να εισέλθουν και να επηρεάσουν την ερμηνεία και την κατανόηση του παρόντος με όρους του παρελθόντος. Αυτό έχει ως συνέπεια το παρελθόν να παρεμβαίνει στη διαμόρφωση του μέλλοντος.

O μηχανισμός της Διαλεκτικής δίνει τη δυνατότητα στα αφηγήματα να λειτουργήσουν ως φυλακές που αιχμαλωτίζουν το παρόν και να οδηγήσουν σε στρατηγικές που συνήθως υπαγορεύονται μόνο από τις εμπειρίες του παρελθόντος. Αλλά σε ένα περιβάλλον που μεταβάλλεται χαοτικά και οι σταθερές του αλλάζουν συνεχώς, αυτό μπορεί να επηρεάσει την αποτελεσματικότητα στη χάραξη στρατηγικών.

Storytelling organization

Όλες οι επιχειρήσεις ζουν και πεθαίνουν από τις αφηγήσεις και τις ιστορίες που λένε. Κάθε οργανισμός από ένα απλό κατάστημα χαρτικών έως ένας μεγάλος οργανισμός όπως η ΔΕΗ ή ο ΟΤΕ ζει εξελίσσεται και αναπτύσσεται μέσα από τις ιστορίες των ανθρώπων του. Με άλλα λόγια κάθε οργανισμός είναι ένας οργανισμός storytelling. 

Η συνεκτικότητα της αφήγησης, η διασπορά των πολυπλάνων και η εξέλιξη τους σε σενάρια, βρίσκονται σε ένα παιχνίδι δημιουργίας ισχυρών δυνάμεων αλλαγής και μετασχηματισμού ενός οργανισμού.Η δυναμική μετασχηματισμού έγκειται στους τρόπους με τους οποίους αλληλοπλέκονται αφηγήματα, πολυπλάνα και σενάρια, χορεύοντας για να δημιουργήσουν πολλαπλούς τρόπους νοηματοδότησης. Αυτός ακριβώς ο χορός μεταξύ των διαφόρων νοημάτων, μας δίνει νέες καταστάσεις πολυπλοκότητας, στρατηγικής, οργανωτικής αλλαγής και μεθοδολογίας.Η αντιμετώπιση των τριών δομών της ιστορίας σαν να είναι το ίδιο πράγμα, εξαλείφει  την κατανόηση του  τρόπου  με τον οποίο αλληλεπιδρούν για να δημιουργήσουν τη μετασχηματιστική δυναμική που οδηγεί τις αλλαγές στους οργανισμούς.

Να πώς περιγράφω αυτή την ανάγκη σ’ ένα ακόμα απόσπασμα από το βιβλίο «Ιστορίες για αγρίους και …άλλους – Η τέχνη και η τεχνική της αναπαραστατικής αφήγησης ιστοριών»: 

«Η ανάγκη να μείνουμε ευέλικτοι και υπεύθυνοι σε περιβάλλοντα που αλλάζουν είναι μακράν πιο απαιτητική από τη συνηθισμένη ανάγκη για συνέπεια και σαφήνεια. Η ανάπτυξη πλέον επιτυγχάνεται με την αξιοποίηση ευκαιριών που εμφανίζονται όταν συμβαίνουν παρεκκλίσεις και όχι όταν υπάρχει συνέπεια. Το storytelling ανιχνεύει ζωτικές παρεκκλίσεις που εμπνέουν την ανάπτυξη. Παρέχει προσωπικές εμπειρίες με νόημα, δημιουργικές λύσεις στη σύγκρουση και παραδοξολογικές αλήθειες. Η συνέπεια και η σαφήνεια αποτελούν το έδαφος πάνω στο οποίο περπατάτε. Είναι ο αντικειμενικός τρόπος σκέψης. Για να πιάσετε τους στόχους σας όμως, θα πρέπει να κάνετε άλματα. Κάθε άλμα σάς απομακρύνει από το έδαφος, από τη συνέπεια και τη σαφήνεια. Αιωρείστε στον αέρα, βυθισμένοι στην αβεβαιότητα. Κάθε άλμα εισάγει υποκειμενικά στοιχεία αντίληψης της πραγματικότητας.»

Σε επίπεδο ηγεσίας ένας storytelling οργανισμός οφείλει να πάρει πρωτοβουλίες ώστε:

1. να διαχειριστεί τα αφηγήματα τα οποία λειτουργούν ως φίλτρα ή οπτικές απόψεις του παρελθόντος ενός οργανισμού και επηρεάζουν το πώς ερμηνεύουμε και προβάλλουμε το μέλλον. Εδώ περιλαμβάνει την καταγραφή και τη χαρτογράφηση αυτών των αφηγημάτων, την αξιολόγηση και τις επιπτώσεις τους στην ερμηνεία του παρόντος και του μέλλοντος. Η δημιουργία ενός Organizational Story Book αποτελεί βασικό εργαλείο ελέγχου των αφηγημάτων.
2. να διαχειριστεί τα πολυπλάνα, τις ιστορίες που αναδύουν από το παρόν καθώς δείχνουν πολλαπλά και διαφορετικά πρόσωπα της πραγματικότητας. Εδώ περιλαμβάνονται  δραστηριότητες όπως η περιγραφή της πραγματικότητας από διαφορετικούς παρατηρητές, η καταγραφή των διαφορετικών ιστοριών και η σύνθεση της πραγματικότητας χωρίς τις παρεμβάσεις των προηγούμενων εμπειριών, με τη μορφή αφηγημάτων. Οι τεχνικές facilitation διαλόγου όπως το Jumpstart Storytelling αποτελούν χρήσιμα εργαλεία σε αυτό τον τομέα.
3. να μετουσιώσει τις ιστορίες σε σενάρια που να προβλέπουν την εξέλιξη της παρούσας κατάστασης σε μελλοντικές καταστάσεις με σαφή χαρακτηριστικά. Αυτό απαιτεί την ανάπτυξη του Leadership Storytelling: βασικής δεξιότητας των μελλοντικών ηγετών. Με εργαλείο το Storytelling ο μελλοντικός ηγέτης θα μπορέσει να περιγράψει το όραμα του με τρόπο που να εμπνέει και θα χαράξει στρατηγικές πώς να παρακινήσει και θα ενεργοποιήσει την ομάδα του να ακολουθήσει με πίστη.

• Περισσότερα για το Storytelling; Δείτε στο κανάλι της ΡΡΡ την ομιλία μας Storytelling as a Business Tool
• Περισσότερα για αυτές τις πρωτοβουλίες και τα εργαλεία τους θα βρείτε σε άρθρα μας προσεχώς…

...γράφει ο Δημήτρης Βιντζηλαίος